Panduan jimat kos urus dokumen kertas, manfaat salinan digital

Sejak beberapa tahun kebelakangan ini, terdapat perubahan ketara dalam amalan percetakan dalam kalangan pengguna di rumah mahupun di pejabat, yang didorong keperluan menjimatkan kos, pertimbangan alam sekitar dan kemajuan dalam teknologi digital.

Syarikat yang lebih cekap kelihatan berupaya mengurangkan perbelanjaan dan kurang bergantung pada amalan percetakan salinan kertas.

Laporan Laluan ke Arah Pencetakan Lestari: Meneroka Sikap dan Tingkah Laku di Asia Tenggara, yang dikeluarkan syarikat pembuat mesin pencetak Epson, menunjukkan hanya 25 peratus responden Singapura yang ditinjau menggunakan mesin pencetak untuk kerja setiap hari.

Namun bagi perniagaan yang masih bergantung pada percetakan, usaha mengurangkan kos tetap penting.

Berikut antara panduan bagi perniagaan mengurangkan keperluan percetakan dan meneroka penggunaan dokumen digital.

Kemerosotan Pencetakan Pejabat

Transformasi digital adalah salah satu kuasa utama yang mendorong kemerosotan percetakan di pejabat.

Dengan penggunaan meluas wadah berasaskan awan, alat kerjasama dan teknologi perkongsian dokumen, banyak syarikat memilih alternatif digital berbanding cetakan tradisional.

Kerja di rumah atau di luar pejabat juga telah mempercepat peralihan ini, ekoran pekerja semakin bergantung pada komunikasi maya dan sistem pengurusan dokumen yang menghapuskan keperluan untuk salinan kertas.

Aplikasi Simpanan Awan dan Alat Kerjasama seperti Google Workspace, Microsoft 365 dan Dropbox membenarkan anggota pasukan mengakses dan berkongsi dokumen dalam masa nyata tanpa perlu mencetak.

Alat Kerjasama membolehkan anggota pasukan menyunting dokumen, menyumbang maklum balas dan memberi kelulusan langsung menerusi fail digital.

Huraian tandatangan elektronik, seperti DocuSign dan Adobe Sign juga kian menjadi alat aliran utama bagi perniagaan yang mengendalikan kontrak, perjanjian dan dokumen penting lain, sekali gus mengurangkan keperluan mencetak, menandatangani dan mengimbas.

Kesedaran alam sekitar yang semakin meningkat dalam kalangan warga juga telah menyebabkan banyak syarikat melaksanakan dasar hijau yang bertujuan mengurangkan sisa kertas.

Daya usaha itu termasuk invois digital, mengirimkan bil tanpa kertas dan penggunaan sistem pengurusan dokumen mesra alam.

Tinjauan Epson menunjukkan sektor lebih tradisional, termasuk binaan (39 peratus) dan runcit (40 peratus), kelihatan lebih perlahan mahu beralih kepada salinan digital berbanding perkhidmatan perundingan dan profesional (50 peratus) dan pengiklanan dan pemasaran (48 peratus).

Strategi Jimat Kos

Untuk perniagaan yang mahu mengurangkan percetakan tradisional, terdapat beberapa strategi yang boleh membantu mengurangkan kos sambil mengoptimumkan kecekapan operasi:

Mesin pencetak merupakan antara alat di pejabat yang banyak menggunakan tenaga elektrik.

Mesin pencetak jenis laser misalnya memerlukan haba untuk mencetak justeru memerlukan banyak elektrik.

Sebaliknya mesin ‘inkjet’ terbaru Epson tidak menggunakan haba.

Sebaliknya ia menggunakan kuasa tekanan.

Menurut Epson, pencetak ‘inkjet’ berupaya mengurangkan sehingga 85 peratus penggunaan kuasa berbanding pencetak laser.

Menjelaskan, Pengurus Kanan Serantau untuk Produk Korporat, Epson Asia Tenggara, Encik Jester Cruz, berkata:

“Di pejabat hari ini, hanya pendingin udara dan lampu menggunakan lebih banyak tenaga daripada peralatan automasi pejabat.

“Pencetak dan pencetak pelbagai fungsi (MFP) menyumbang sebanyak 10 peratus daripada penggunaan kuasa.

“Menggantikan pencetak laser dengan pencetak ‘inkjet’ Bebas Haba Epson boleh mengurangkan penggunaan elektrik berkaitan percetakan sehingga 85 peratus.

“Penggunaan elektrik yang lebih rendah juga mengurangkan kesan alam sekitar kerana ia mengurangkan pelepasan CO2 (karbon dioksida).”

Mempamerkan keupayaannya menghasilkan pencetak yang kurang menggunakan tenaga, Epson menghubungkan mesin pencetaknya dengan penjana kuasa basikal.

Dengan hanya mengayuh basikal, tenaga elektrik yang dihasilkan boleh menghidupkan dan menggerakkan mesin pencetak tersebut.

Mesin pencetak terkini juga menawarkan alat pengurusan cetakan yang berupaya menjejak jumlah cetakan yang dibuat setiap pengguna, mengenakan kuota cetakan dan mengurangkan pembaziran cetakan.

Mengubah amalan syarikat supaya memilih dokumen digital berbanding salinan kertas satu lagi cara mengurangkan kos cetakan.

Menggalakkan pekerja menggunakan nota digital, borang dalam talian dan memanfaatkan simpanan berasaskan awan boleh mengurangkan penggunaan kertas dengan ketara.

Dalam hal ini majikan perlu menyediakan latihan dan sumber mengenai alatan digital juga membantu memudahkan peralihan.

Mengurangkan pembaziran dengan menggalak cetakan depan belakang dan cetakan hitam putih berbanding warna satu lagi cara mengurangkan kos.

Pencetak terkini boleh ditetapkan supaya mencetak di bahagian depan dan belakang kertas dan juga cetakan hitam putih atau monokrom.

Ini mengurangkan penggunaan kertas dan mengurangkan perbelanjaan dakwat warna, yang biasanya lebih mahal.

Banyak perniagaan mempunyai lebih banyak pencetak daripada apa yang diperlukan.

Majikan wajar menjalankan audit untuk mengenal pasti pencetak yang kurang digunakan boleh membantu syarikat mengurangkan peralatan mereka, yang membawa kepada perbelanjaan operasi dan penyelenggaraan yang lebih rendah.

Menyatupadukan operasi cetakan dengan menggunakan pencetak pelbagai fungsi, yang menggabungkan pencetakan, pengimbasan, penyalinan dan e-mel juga boleh perkemas aliran kerja dan mengurangkan kos.

Bagi syarikat yang besar, memanfaatkan perkhidmatan cetakan terurus (MPS) juga boleh mengawal kos percetakan.

Pembekal MPS akan menilai keperluan percetakan syarikat, mengoptimumkan kumpulan pencetak, memantau penggunaan dan mengautomasikan kiriman bekalan.

Dengan penyumberan luar pengurusan cetakan, perniagaan boleh menjimatkan perbelanjaan peralatan, penyelenggaraan dan bekalan sambil mendapat manfaat daripada kecekapan yang dipertingkatkan.

Menjawab pertanyaan TechKini tentang trend pencetakan masa kini, Ketua Perniagaan Perusahaan, Operasi Singapura, Canon Singapore, Encik Vincent Low, berkata pihaknya telah lama menjangkakan peralihan ke arah pendigitalan dan kebangkitan pejabat tanpa kertas,

‘Pencetak pelbagai fungsi Canon juga berkembang melangkaui percetakan dan penyalinan tradisional menjadi alat yang menghubungkan pejabat ke wadah awan.

“Kami telah mengembangkan tawaran kami untuk merangkumi perkhidmatan di luar cetakan – daripada rakaman dokumen kepada automasi proses – yang direka untuk membantu perniagaan mendigitalkan dokumen kertas mereka.”