Penggunaan AI bantu MMO tingkat keupayaan khidmat kepada masyarakat

Proses dan aliran kerja beberapa badan Melayu/Islam (MMO) kini lebih diperkemas dengan penggunaan kecerdasan buatan (AI), sekali gus meningkatkan daya penyampaian perkhidmatan mereka dalam menyokong masyarakat.

Ia dapat diraih meskipun mereka masih di peringkat awal penerapan AI dalam proses harian.

Beberapa MMO yang dihubungi Berita Harian (BH) mendedahkan mereka telah mula menyepadukan teknologi AI ke dalam operasi tugas sekitar 2024 dan 2025.

Menurut mereka, penerapan AI dalam proses dan aliran kerja sejauh ini telah mengurangkan tugasan pentadbiran yang berulang, membolehkan mereka memperluas skala perkhidmatan dan meningkatkan keupayaan keseluruhan mereka dalam berkhidmat kepada masyarakat.

Sebagai contoh, AMP Singapura memanfaatkan AI untuk membantu kaunselor mendapatkan data relevan daripada dokumen, menukarnya kepada format berbeza secara automatik, sebelum disimpan ke dalam pangkalan data.

Langkah ini berbeza dengan kaedah terdahulu yang menuntut kaunselor memasukkan data individu daripada dokumen agensi lain ke dalam pangkalan data secara manual.

Manfaat ketara

Menjawab pertanyaan BH, Pengarah Eksekutif, AMP Singapura, Encik Mohksin Rashid, berkata perubahan digital yang dipacu AI, membantu pertubuhan itu “menjalankan kerja secara lebih cekap dengan mengurangkan masa yang diperlukan untuk proses-proses yang sebelum ini memakan masa yang lama”.

“Ia memberikan kakitangan lebih ruang untuk menumpukan perhatian kepada usaha menyokong masyarakat,” tambah beliau, mengenai usaha badan itu yang mula menggunakan AI pada 2024 bagi meningkatkan proses kerja.

Menurutnya, pada tahap awal, pihaknya mengenal pasti aliran kerja dan tugasan di setiap jabatan yang memakan masa lama dan menjemukan.

“Motivasi utama kami (bagi menerapkan penggunaan AI) adalah untuk mengurangkan waktu yang diambil bagi tugas pentadbiran berulang.

“Ini sekali gus memberi kakitangan lebih banyak masa untuk menumpukan perhatian kepada kerja yang membawa kesan lebih besar kepada masyarakat,” ujarnya.

Matlamat serupa turut mendorong Persatuan Persuratan Pemuda Pemudi Melayu (4PM) untuk menerapkan penggunaan AI dalam tugasan hariannya sejak 2025.

Menurut Pengarah Eksekutif 4PM, Encik Didicazli Ismail, sebab utama pertubuhan itu menggunakan AI adalah kerana ia ingin meningkatkan keupayaannya untuk menyediakan khidmat kepada masyarakat.

Beliau berkata buat masa ini, 4PM menggunakan AI bagi meningkatkan pengurusan organisasi, menyokong kakitangan dalam tugasan dan memperkasa program yang dikendalikannya.

AI yang diguna pakai 4PM merangkumi model AI canggih terkini iaitu GPT6 Astra dan GPT Sol.

Ia digunakan oleh pihak pengurusan, operasi kakitangan dan penyampaian program serta pembangunan belia bagi memudahkan pelbagai fungsi harian antara lain seperti mereka kandungan draf, menyokong data analitik dan penciptaan kandungan media sosial, ujar Encik Didicazli.

Namun, beliau berkata di sebalik semua ini, tugas membuat keputusan muktamad dan menggalas tanggungjawab tetap terletak pada individu.

Ini memandangkan antara cabaran menerapkan AI ialah memastikan kandungan yang dijana AI bersesuaian dengan keperluan yang ditetapkan 4PM.

“Draf yang ditulis dengan baik tetap perlu disemak dari segi ketepatan, konteks dan kebolehlaksanaan.

“Dasar serta Prosedur Operasi Standard (SOP) harus mencerminkan bagaimana 4PM ditadbir dan cara kerja kami dilaksanakan.

“Kakitangan pengurusan akan menyemak dan memperhalusi kandungan draf dasar dan bertanggungjawab (bagi apa yang termaktub) dalam kandungan serta memberi kata putus terakhir,” tambah beliau.

Ini selain aspek perkongsian maklumat sensitif pertubuhan dan badan penerima bantuan yang harus dikendalikan dengan berhati-hati apabila maklumat disalurkan kepada model AI yang diguna pakai, ujarnya.

Penerapan dan pelaksanaan AI dalam kalangan MMO ini adalah berlatarbelakangkan usaha Singapura untuk menggalakkan seluruh masyarakat agar memanfaatkan kuasa AI demi memacu daya penghasilan.

Usaha tersebut sejajar dengan pesanan yang diutarakan Perdana Menteri, Encik Lawrence Wong, di Rapat Hari Kebangsaan 2026 pada Ogos, di mana beliau antara lain menggesa warga Singaprua supaya membina keupayaan AI dan merebut peluang baharu dalam era yang dipacu AI.

Pada masa yang sama, beliau juga berkata Singapura mengambil pendekatan yang seimbang dalam melaksanakan AI dan negara ini tidak akan melaksanakan teknologi baharu dengan terburu-buru.

Selaras dengan pendekatan tersebut, beberapa pertubuhan yang dihubungi BH berkata mereka akur akan peri penting AI, tetapi berkata pelaksanaan AI di tempat kerja perlu dilakukan dengan mengambil kira kecekapan AI berbeza dalam kalangan pekerja.

Dari sudut pandang ini, tambah mereka, pengurusan perubahan menjadi perkara utama yang harus dipertimbangkan, selain aspek tadbir urus dan perlindungan data.

Penerimaan AI

Sehubungan itu, lebih daripada sekadar garis panduan, dasar dan perlindungan data, aspek yang perlu diberi penekanan adalah kecekapan dan latihan pekerja terhadap AI.

Hal ini merupakan antara pendekatan yang diambil Yayasan Mendaki sebelum AI diguna pakai secara meluas di pertubuhan itu, kata Ketua Pegawai Eksekutif Mendaki, Encik Mohamed Feroz Mohamed Akber.

Menurut beliau, badan itu mengambil pendekatan berpaksikan rangka kerja, komunikasi dan memastikan kakitangan menghadiri kursus sebelum AI diterapkan.

Encik Feroz berkata: “Latihan AI kini diterapkan sebagai sebahagian daripada program orientasi kami bagi memastikan semua kakitangan baru menerima tahap latihan dan pendedahan yang sama.

“Berlandaskan asas ini, Mendaki akan tumpukan kepada program latihan AI lebih lanjut pada 2027 untuk memperkukuhkan keupayaan kakitangan serta menyokong fasa seterusnya dalam penggunaan AI.”

Beliau berkata salah satu inisiatif dipacu AI oleh badan itu dikenali sebagai KitaKini, yang menyatukan pertubuhan belia, acara, sumber dan peluang yang bernaung di bawah Mendaki dalam satu aplikasi.

Aplikasi itu, katanya, adalah hasil cetusan idea kakitangan, dengan AI menjadi pemacu dalam menghasilkan aplikasi tersebut secara lebih pantas dan pada kos yang lebih rendah – semuanya tanpa perlu menggunakan kepakaran sumber luar.

“Dua tahun lalu, wadah sebegini mungkin mengambil masa berbulan-bulan lamanya untuk dibangunkan serta memerlukan sumber luar.

“Kini, AI membolehkan kakitangan merealisasikan idea dan melakar penyelesaian nyata dalam jangka waktu yang lebih pantas dan menjimatkan kos,” ujar Encik Feroz.

Tadbir urus dan perlindungan data

Aspek tadbir urus dan perlindungan data menjadi keprihatinan PPIS apabila badan itu mula menerapkan penggunaan AI pada lewat 2024.

Penolong Pengarah Infokom Teknologi, Pengurusan Kemudahan dan Perolehan di PPIS, Encik Thariq Aziz Abdul Hamid, berkata sungguhpun minat untuk meneroka kegunaan AI adalah kukuh dalam kalangan kakitangan PPIS, adalah penting untuk mewujudkan dasar dan perlindungan data serta panduan penggunaan terlebih dahulu.

“Salah satu pertimbangan utama adalah memastikan tadbir urus berkembang seiring dengan penerimaan teknologi tersebut.

“Walaupun terdapat minat dalam kalangan kakitangan PPIS untuk meneroka (penggunaan) AI, kami perlu menetapkan dasar, perlindungan data serta garis panduan penggunaan yang sewajarnya.

“Ini terutamanya sebelum memperkenalkan model AI dalam tugasan yang melibatkan maklumat pengguna,” ujarnya.

Lantaran itu, Encik Thariq berkata PPIS telah membangunkan dasar dalaman terkait dengan penggunaan AI di tempat kerja, di samping memaklumkan pihak berkepentingan mengenai rancangan badan tersebut mengguna pakai AI supaya “perbatasan lebih jelas bagi penggunaan AI secara bertanggungjawab” dibentangkan secara nyata.

Beliau berkata salah satu inisiatif yang dipacu AI bagi PPIS adalah penggunaan rakaman dan transkripsi ‘Scribe’ oleh kaunselor dan pekerja sosial bagi mencatat dan menyimpan rekod kes, sekali gus mengurangkan beban pentadbiran dan tumpuan dapat diberikan kepada usaha membantu keluarga.